Category: Wallets

Unsere Wallet-Lösung bietet sich für bestimmte Branchen besonders an. Beispiel: Die Versicherungsbranche. Dort werden in der täglichen Kundenkommunikation häufig personenbezogene Daten verarbeitet. Viele dieser Prozesse bergen Risiken, weil sie nicht DSGVO-konform sind. Die Lösung? Die Nutzung der Wallet. Sie ermöglicht eine sichere und zudem einfache, schnelle Kommunikation – vom Schadensfall über Gesundheitsinformationen bis zur Beitragsabrechnung. Wir zeigen sieben gängige Datenschutz-Fallen und wie sich diese mit der Wallet-Technologie vermeiden lassen.

1. E-Mail-Versand sensibler Informationen ohne Verschlüsselung

Beispiel: Versand von Policen, Schadensberichten oder Gesundheitsdaten als PDF im E-Mail-Anhang.
Rechtslage: Verstöße gegen Art. 5 Abs. 1 lit. f und Art 5 Abs. 2 DSGVO (Integrität und Vertraulichkeit) sowie Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung).
Besser mit Wallet: Dokumente werden Ende-zu-Ende verschlüsselt ohne E-Mail übertragen. Die Zustellung erfolgt individuell über einen sicheren Kanal.

2. Fehlende Nachvollziehbarkeit beim Datentransfer

Beispiel: Interne Weiterleitung von Kundenanfragen per E-Mail zwischen Agenturen und Versicherern. Das Problem hierbei: Der Zugriff durch Kunden auf die eigene Cloud ist nicht DSGVO-konform und bietet ein Einfalltor nach innen.
Rechtslage: Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt Rechenschaftspflicht – wer hatte wann Zugriff auf welche Daten?
Besser mit Wallet: Jede Übermittlung ist nachvollziehbar dokumentiert, sodass bei Informationen mit hohem Risikoniveau eine klare Nachvollziehbarkeit besteht und Haftungsrisiken für Verantwortliche minimiert werden.

3. Speicherung personenbezogener Daten auf lokalen Geräten

Beispiel: Vermittler speichern Kundendaten lokal auf ihrem Laptop in Excel-Listen oder in unsicheren CRM-Systemen.
Rechtslage: Verletzung von 25 DSGVO (Datenschutz durch Technikgestaltung) und Art. 32 DSGVO.
Besser mit Wallet: Daten werden dezentral beim Kunden gespeichert und verbleiben nicht unnötig lange beim Vermittler. Zugriff nur bei Bedarf und mit Zustimmung.

4. Dauerhafte Speicherung von Daten ohne Rechtsgrundlage

Beispiel: Alte Anträge oder Kommunikationsverläufe ohne rechtliche Aufbewahrungsfrist werden jahrelang in E-Mail-Postfächern belassen.
Rechtslage: Verstoß gegen Art. 5 Abs. 1 lit. c, e und Art. 25 Abs. 2 DSGVO (Speicherbegrenzung).
Besser mit Wallet: Zeitlich begrenzte Datenfreigabe, automatische Löschkonzepte oder Rückzugsmöglichkeit durch den Kunden selbst.

5. Kommunikation über Drittanbieter-Plattformen aus Drittländern (z. B. WhatsApp)

Beispiel: Klärung von Fragen und Versand von Dokumenten über Messenger-Apps.
Rechtslage: Nutzung von WhatsApp führt zu einer Datenübertragung in die USA ohne ausreichendes Schutzniveau nach Art. 44 ff. DSGVO (Datenübermittlung in Drittländer). Seit dem EuGH-Urteil Schrems II ist die Nutzung ohne zusätzliche Garantien rechtlich hochriskant.
Besser mit Wallet: DSGVO-konforme Kommunikation innerhalb einer geschlossenen, kontrollierten Umgebung ohne US-Drittanbieter.

6. Fehlender Schutz bei Identitätsnachweisen

Beispiel: Kunden senden Ausweiskopien oder Bankunterlagen ungesichert per Mail oder Fax.
Rechtslage: Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Speziell Ausweisdaten sollten nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO nach dem Prinzip der Datenminimierung selektiv kommuniziert werden.
Besser mit Wallet: Digitale Identitätsattribute können zusätzlich neben einem Ausweisdokument strukturiert und kontrolliert übermittelt sowie verifiziert werden.

7. Kein transparenter Widerruf oder Datenzugriff möglich

Beispiel: Kunden müssen die Möglichkeit haben zu sehen, welche Daten wo gespeichert sind und sie widerrufen können.
Rechtslage: Art. 15 (Auskunft), Art. 17 (Löschung), Art. 21 (Widerspruch) DSGVO
Besser mit Wallet: Kunden behalten selbst Kontrolle über ihre Daten. Zugriff kann jederzeit gewährt oder entzogen werden – ganz ohne Antrag.

Fazit: Die Wallettechnologie ermöglicht es Versicherern, Vermittlern und Pools, Kundenkommunikation neu und datenschutzkonform durchzugführen:
✔ Ohne Medienbruch
✔ Ohne E-Mail
✔ Ohne Papier
✔ Aber auf dem “Stand der Technik”, der nach DSGVO Sicherheit und Nutzendenzentrierung garantiert.

Sie wollen mehr erfahren?

Aktuell bieten wir in Kooperation mit dem VSAV e. V. ein Webinar zum Thema Wallets für die Versicherungsbranche an:

Hier geht es zur Anmeldung.

Oder Sie kontaktieren Sie mich (Michael Feygelman) direkt.

Die Frage kommt immer wieder: Dürfen Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch digital bereitgestellt werden, wenn Mitarbeitende keinen direkten Systemzugang haben? Seit Anfang 2025 herrscht hier eindeutig rechtliche Klarheit. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden: Ja, die elektronische Zustellung ist grundsätzlich zulässig – auch über ein digitales Mitarbeiterpostfach.

Gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung genügt es, wenn der Arbeitgeber die Abrechnung in Textform bereitstellt. Das kann auch digital geschehen – etwa durch das Einstellen in ein passwortgeschütztes Postfach. Wichtig ist nur: Beschäftigte ohne privaten Online-Zugang müssen ihre Abrechnungen im Betrieb einsehen und ausdrucken können.
Im konkreten Fall ging es um eine Einzelhandels-Mitarbeiterin, die ihre Lohnabrechnungen weiterhin in Papierform erhalten wollte. Das Landesarbeitsgericht gab ihr zunächst recht. Doch das Bundesarbeitsgericht korrigierte dieses Urteil – und stärkte damit die digitale Transformation in HR-Prozessen. Entscheidend: Die Lohnabrechnung ist eine sogenannte „Holschuld“. Der Arbeitgeber muss sie nur korrekt bereitstellen – nicht physisch übergeben.

Die technische Umsetzung? Am besten mit unserer Wallet.

Mit unserer Wallet auf Basis von enmeshed setzen Unternehmen auf eine sichere, datenschutzkonforme und benutzerfreundliche Plattform für den digitalen Dokumentenaustausch. Die Lösung lässt sich nahtlos in alle Systeme integrieren und stellt Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Wallet auf dem Smartphone des Mitarbeiters bereit – jederzeit abrufbar, revisionssicher und DSGVO-konform.
Damit ist klar: Die Zukunft der Entgeltabrechnung ist digital. Und mit enmeshed gelingt der Umstieg nicht nur rechtssicher, sondern auch komfortabel – für Unternehmen und Mitarbeitende.

Unternehmen, die viele Mitarbeitende ohne Zugang zum System (Blue-Collars) beschäftigen, brauchen eine einfache und datensichere Lösung für die Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übermittlung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mit der enmeshed-Wallet gelingt es sicher und komfortabel – ohne Zwischenablage in der Cloud, ohne E-Mail und ohne Papier. Das Besondere: Die Wallet funktioniert bidirektional. Der Mitarbeitende kann also auch Daten übermitteln.

Wie lassen sich sensible HR-Dokumente wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen sicher, digital und ohne Systemzugang übermitteln?

Ob über ein SAP-System oder jedes andere System, das für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwendet wird: Mit der flexiblen Anbindung an die enmeshed-Wallet können die Abrechnungen einfach direkt aus dem System an den Mitarbeitenden versendet werden.
Für den Mitarbeitenden sieht der Vorgang so aus: Er/sie hat die Wallet aus dem Appstore geladen und stellt einmalig mittels eines QR-Codes die Verbindung mit dem Abrechnungssystem er. Ab diesem Moment empfängt er seine Abrechnungen und optional auch andere Dokumente auf seinem privaten Smartphone. Die Wallet dient nicht nur als Briefkasten, sondern ermöglicht auch eine sichere Aufbewahrung der Dokumente.

Die Mitarbeitenden empfangen nicht nur Dokumente, sondern können auch Daten übermitteln

Die Wallet ist in beide Richtungen nutzbar: Das Unternehmen kann datensicher Dokumente und Nachrichten übermitteln. Genauso kann der Mitarbeitende Nachrichten und Dokumente übermitteln. Gleichzeitig kann der Mitarbeitende Anpassungen der eigenen Stammdaten an das System senden: eine neue Adresse, einen geänderten Familienstand oder die Geburt eines Kindes. Alles, was für die Personalabteilung relevant ist, kann Ende-zu-Ende verschlüsselt übersendet werden. Mehr zur Bearbeitung der Stammdaten via der Wallet lesen Sie hier im ersten Teil unserer Blogserie.

Die Technik ist so einfach, wie genial

Die Wallet basiert auf einer durchdachten Kommunikationsinfrastruktur. Dahinter steckt die Open-Source Plattform enmeshed. Sie bietet eine zuverlässige Verschlüsselung und lässt sich über einen Connector flexibel an alle Systeme anbinden. Wie die Anbindung technisch realisiert wird, lesen Sie im 3. Teil unserer Blogserie am Beispiel einer Anbindung an ein SAP-System.

Vorteile für die HR-Abteilung

Während bei den Nutzern des Systems zumeist die gesamte Kommunikation schon digital verläuft, ist die Kommunikation mit den Mitarbeitenden ohne System-Zugang – etwa in der Produktion, Logistik oder im Außendienst – häufig noch aufwändig. Mit der Verknüpfung vom System mit der Wallet können Lohn- und Gehaltsabrechnungen automatisiert, sicher und nachvollziehbar übermittelt werden.

Mit der Wallet gibt es:

• Keine Medienbrüche mehr: Keine Ausdrucke, kein Versand, kein Nachfassen
• Höchste Datenschutz-Standards durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Automatisierte Prozesse direkt aus SAP HCM, SuccessFactors oder einem anderen Abrechnungssystem (z. B. DATEV, Personio).
• Auditierbare Zustellung – nachvollziehbar und rechtssicher
• Kostenersparnis und Verringerung des CO2-Footprints

Vorteile für Mitarbeitende

• Zugriff auf Gehaltsabrechnungen jederzeit und überall – mobil und sicher
• Private Dokumente wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden etc. können direkt an HR übermittelt werden – sicher und DSGVO-konform
• Zentrale, persönliche Datenablage: Alle wichtigen Dokumente bleiben in der eigenen Wallet
• Vertrauen und Transparenz durch direkte Verbindung zur Personalabteilung

Lesen Sie auch Teil 1: Im ersten Teil der Blogserie thematisieren wir die Vorteile der Wallet im Rahmen der Übermittlung von Änderungen in den Stammdaten beim Onboarding und im weiteren Arbeitsverhältnis.

Lesen Sie auch Teil 3: In diesem Teil wird die Technik detailliert am Beispiel einer Anbindung an ein SAP-System dargestellt.

Festangestellte Büroangestellte haben in der Regel direkten Zugriff auf Systeme wie SAP HCM oder SAP SuccessFactors. Im Gegensatz dazu fehlen häufig Zugänge für externe Mitarbeiter, Produktionsmitarbeiter (Blue-Collar-Worker) oder Angestellte, die in Ladengeschäften tätig sind. Wie wäre es, wenn sie einfach über ihr privates Smartphone einen sicheren Zugang zum System hätten? Die SAP-enmeshed-Wallet bietet genau das: eine innovative, sichere und günstige Lösung, diesen Mitarbeitern bestimmte Interaktionen mit dem System zu ermöglichen und damit die Arbeit der HR-Abteilung signifikant zu erleichtern.

Herausforderungen in der SAP-Stammdatenverwaltung

Ein freier Mitarbeiter hat geheiratet, ein Blue-Collar-Worker ist umgezogen: All das können die Angestellten mit der Wallet, die als App in den Appstores zur Verfügung steht, direkt an das System senden. Je nach Workflow der HR-Abteilung werden pro Thema verschiedene (eventuell automatisierte) Freigaben eingebaut. So werden Stammdaten sicher und einfach verwaltet.

Die Lösung: SAP-enmeshed-Wallet

Die SAP-enmeshed-Wallet mit Standardschnittstelle zum SAP-System ermöglicht es Mitarbeitern, ihre persönlichen Daten über eine benutzerfreundliche App selbst einzugeben – basierend auf einer bewährten Open-Source-Technologie, die bereits im Bildungsumfeld zum Einsatz kommt. Mehr dazu erfahren Sie hier (LINK zu enmeshed.de). Die App gewährleistet einen sicheren, Ende-zu-Ende verschlüsselten Datenaustausch zwischen Mitarbeitern und Unternehmen. Dies fördert die digitale Souveränität der Nutzer und stellt sicher, dass die Daten stets aktuell und korrekt sind.

Vorteile der SAP-enmeshed-Wallet

• Datensicherheit und DSGVO-konforme Datenübertragung: Durch die Nutzung modernster Verschlüsselungstechnologien wird ein Höchstmaß an Datensicherheit gewährleistet, was den Anforderungen der DSGVO entspricht.
• Effizienzsteigerung: Die Möglichkeit zur überprüften Selbstverwaltung reduziert den administrativen Aufwand der Personalabteilung erheblich. Routineaufgaben können automatisiert werden, wodurch Ressourcen für strategischere Aufgaben frei werden.
• Flexibilität und Zugänglichkeit: Mitarbeiter können ihre Daten jederzeit und von überall aus aktualisieren, unabhängig von ihrem Arbeitsumfeld oder ihrer Beschäftigungsart.
• Direktanbindung an SAP-Systeme: Durch die Standardschnittstelle sind die systeminternen Datenübergaben bereits vorkonfiguriert und schnell einsatzbereit.

Auf Wunsch: HR-Prozesse automatisieren

Mit der SAP-enmeshed-Wallet können auf Wunsch automatisierte Prozesse bei bestimmten Datenänderungen initiiert werden. Ein Beispiel: Die Änderung des Familienstands von „ledig“ zu „verheiratet“ kann folgende Prozesse auslösen:

•  Sonderzahlungen: Wenn die Mitarbeiter bei Eheschließung eine Sonderzahlung erhalten.
• Anpassung der Steuerklasse: Die Änderung des Familienstands erfordert eine Aktualisierung der Steuerklasse.
• Gewährung von Sonderurlaub: Viele Verträge sehen bei Heirat zusätzlichen Urlaub vor.

Durch Trigger über die SAP-enmeshed-Wallet werden solche Änderungen automatisch erkannt und die entsprechenden Prozesse angestoßen.

Integration in bestehende Systeme

Die SAP-enmeshed-Wallet lässt sich nahtlos in bestehende HR-Systeme wie SAP HCM oder SAP SuccessFactors integrieren. Dies ermöglicht eine konsistente Datenhaltung und vermeidet redundante Datenpflege. Zudem können Unternehmen ihre Workflows individuell anpassen, um den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

Fazit: Die SAP-enmeshed-Wallet optimiert die Art und Weise, wie Unternehmen und Mitarbeiter mit persönlichen Daten umgehen. Sie bietet eine sichere, effiziente und flexible Lösung für die Stammdatenverwaltung, insbesondere für externe und nicht-schreibtischgebundene Mitarbeiter. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration in bestehende Systeme wird der administrative Aufwand reduziert und die Datenqualität erhöht. Darüber hinaus bietet sie noch viele weitere Anwendungen:

Lesen Sie Teil 2:

Lesen Sie hier, wie die SAP-enmeshed-Wallet die Zustellung von Lohnabrechnungen an Mitarbeiter ohne Systemzugang ermöglicht und welche Vorteile dies für Unternehmen und Mitarbeiter bietet.

Teil 3 beleuchtet die Technik:

Lesen Sie auch Teil 3: In diesem Teil wird die Technik detailliert am Beispiel einer Anbindung an ein SAP-System dargestellt.